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À quoi s’attendre d’une inspection : Les outils nécessaires pour la vérification et l’inspection de son exploitation agricole

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Par Janet Krayden, Conseil canadien pour les ressources humaines en agriculture (CCRHA)

Si votre exploitation agricole utilise le Programme des travailleurs étrangers temporaires (PTET) par l’entremise du Programme des travailleurs agricoles saisonniers (PTAS) ou du volet de l’agriculture pour pourvoir des postes disponibles lorsque les Canadiens ne posent pas leur candidature, vous avez sûrement noté que le nombre de vérifications et d’inspections a augmenté considérablement. Selon Emploi et Développement social Canada (EDSC) et Service Canada, 2 800 inspections sont réalisées par année pour plus de 22 000 employeurs qui utilisent le PTET.

Le nombre de facteurs examinés a aussi augmenté. Auparavant, la vérification se penchait sur trois à quatre domaines. Maintenant, il y a 21 facteurs (conditions) examinés par les vérificateurs et les inspecteurs. Ces conditions émanent de la demande d’Étude d’impact sur le marché du travail (EIMT), de la lettre de décision sur l’ÉIMT et des annexes.

Pour utiliser le programme avec succès, vous devez être au courant de ces règles, y compris des conditions clés et travailler en vue d’assurer la conformité avant que la vérification ou l’inspection ait lieu. Dans le présent article, nous vous présentons de l’information pour vous aider à éviter une non-conformité non intentionnelle. Nous vous fournissons aussi des informations, des trucs et des outils dont vous aurez besoin pour vous préparer à une vérification et inspection de Service Canada.

TRUCS DE BONNE GESTION POUR LES VÉRIFICATIONS ET LES INSPECTIONS

  • Soyez proactif : Prenez le temps de comprendre ce qui pourrait être examiné au cours d’une vérification et inspection et travaillez à l’avance afin d’assurer la conformité.
  • Soyez ouvert : Coopérez avec l’inspecteur de Service Canada pour l’aider dans le déroulement en douceur du processus. Cela aidera à accélérer le processus.
  • Soyez préparé : Confirmez les documents qui seront examinés et rassemblez tout le matériel afin qu’il soit prêt pour l’inspection.
  • Prenez des notes : Assurez-vous de prendre des notes au sujet du processus et gardez des dossiers des documents et des réponses fournis.

TYPES DE VÉRIFICATIONS ET D’INSPECTIONS

EDSC peut mener deux types d’inspections :

  1. Des examens administratifs, qui sont surtout des vérifications basées sur le papier et qui peuvent comprendre des communications téléphoniques avec l’employeur; et
  2. Des inspections sur place avec préavis ou sans préavis à l’employeur. L’inspecteur se rend au lieu de travail de l’employeur pour effectuer des activités d’inspection, qui peuvent comprendre des entrevues avec l’employeur et les travailleurs. Des suivis peuvent être effectués par téléphone ou par courrier.

Que ce soit un examen administratif sur papier ou une inspection sur place, les employeurs peuvent être choisis pour une vérification ou une inspection en étant sélectionnés sur une base aléatoire. Ou, une inspection axée sur les risques peut être déclenchée parce qu’il y a raison de soupçonner une situation de non-conformité de l’employeur (c.-à-d. un tuyau a été reçu), ou il y a eu des situations de non-conformité de l’employeur dans le passé (c.-à-d. l’employeur a été trouvé en situation de non-conformité au cours d’une inspection ou d’un examen précédent).

CE QUE LES INSPECTEURS CHERCHENT

Les cinq principaux problèmes qui produisent un résultat de non-conformité par l’entremise des vérifications et inspections du PTET incluent les éléments suivants :

  1. Salaires : Preuve que les salaires ont été payés (bordereaux de dépôt direct, chèques annulés / virements électroniques, etc.) et qu’ils sont substantiellement les salaires offerts dans l’offre d’emploi et aussi les mêmes que les salaires annoncés.
  2. Conformité au code de profession [Classification nationale des professions (CNP)] : Les employeurs ont fourni à chaque travailleur étranger un emploi dans la même profession que celle précisée dans l’offre d’emploi et l’annonce d’emploi.
  3. Conditions de travail (qui incluent les conditions d’hébergement) : Les employeurs ont fourni à chaque travailleur étranger des conditions de travail qui sont substantiellement les mêmes que celles présentées dans l’offre d’emploi.
  4. Lieu de travail exempt d’abus : Les employeurs ont déployé les efforts raisonnables pour fournir un lieu de travail qui est exempt d’abus; et
  5. Coopération de l’employeur/rétention des documents/production des documents : Les documents doivent être conservés pour une période de six ans commençant la première journée de l’emploi du travailleur étranger et fournis aux vérificateurs et inspecteurs.

*Note spéciale : Si les producteurs veulent payer un boni aux travailleurs du PTAS ou du volet agricole, ils doivent assurer que « pourrait obtenir un boni » est inclus dans la publicité, même si le montant du boni ou l’habileté de payer le boni (liée aux profits de production) n’est pas connu. Sinon, l’exploitation agricole pourrait être trouvée en situation de non-conformité parce que les travailleurs canadiens potentiels doivent être informés de la possibilité de boni.

Imprimez et passez en revue les 21 facteurs d’inpection pour vous assurer que votre exploitation agricole est en conformité avec les audits et les inspections d’EDSC/Service Canada.

CE QUE LES INSPECTEURS SONT TENUS DE FAIRE

À leur arrivée à la place d’affaires de l’employeur, les inspecteurs de Service Canada sont tenus de présenter leurs pièces d’identité et de communiquer les raisons de leur visite. Une carte d’identité valide d’Emploi et Développement social Canada inclut la photo de l’inspecteur, le nom, le numéro d’identité et la signature et l’identifie comme inspecteur du Programme des travailleurs étrangers temporaires.

Vous pouvez aussi vérifier l’identité des inspecteurs de Service Canada en communiquant avec le Centre de services aux employeurs au (800) 367-5693 (sans frais au Canada); heures d’ouverture : de 7 h à 20 h, HNE, du lundi au vendredi).

CE QUE L’INSPECTEUR PEUT FAIRE PENDANT QU’IL EST DANS VOTRE EXPLOITATION AGRICOLE

Pour vérifier la conformité relative aux conditions du programme, telles qu’elles sont détaillées dans une EIMT, l’inspecteur peut :

  • Poser à l’employeur et à toute personne employée par l’employeur toutes les questions pertinentes.
  • Exiger que l’employeur fournisse des documents, dont des exemples sont présentés plus haut, et l’employeur doit permettre à l’agent d’examiner le lieu de travail/les logements fournis aux travailleurs étrangers temporaires. Note : les inspecteurs ne peuvent pas demander de documents ou de dossiers s’ils ne sont pas pertinents à la conformité par rapport aux exigences du programme.
  • Faire des copies des documents sur place, ou exiger que l’employeur fasse des copies des documents, ou retirer les documents de l’endroit pour en faire des copies.
  • Prendre des photos et faire des enregistrements vidéo ou audio de tout élément pertinent à la conformité par rapport aux conditions du programme.
  • Exiger que l’employeur utilise un ordinateur ou un appareil électronique sur les lieux pour permettre à l’agent d’examiner tout document pertinent contenu dans l’ordinateur ou l’appareil ou à sa disposition. Note : les inspecteurs ne peuvent pas accéder à un ordinateur de l’employeur par eux-mêmes et faire une recherche de documents pertinents.

Être accompagné ou aidé dans les installations ou l’endroit par toute personne requise par l’inspecteur. Note : les inspecteurs ne peuvent pas entrer dans une propriété privée d’un employeur sans son consentement ou sans mandat.

Pour collecter l’information pertinente afin vérifier la conformité, les inspecteurs pourraient devoir interviewer l’employeur, les travailleurs étrangers temporaires ou d’autres travailleurs. Si nécessaire, l’inspecteur fera des arrangements pour obtenir des services de traduction ou avoir des appareils de traduction. Les inspecteurs interrogeront les travailleurs étrangers individuellement ou en groupes.

EIMT RETENUE À CAUSE DES VÉRIFICATIONS

Dans la plupart des cas, être choisi pour une inspection ou un examen administratif n’a pas d’incidence sur la demande d’EIMT en attente d’un employeur. Une demande est seulement gardée en statut d’attente lorsqu’il y a raison de croire que la santé et la sécurité des travailleurs sont à risque. Ces cas sont priorisés par le ministère pour assurer la protection des travailleurs et prévenir que la demande d’un employeur n’est retardée inutilement. Lorsqu’il est démontré qu’il n’y a pas de risque immédiat, l’EIMT va continuer d’être traitée pendant que l’inspection est effectuée. Les employeurs peuvent aider à réduire les délais de traitement en répondant promptement aux demandes de Service Canada relatives à des informations ou à des documents.

CE QUE VOUS POUVEZ FAIRE

Coopérer. Il y a des documents requis que vous devriez avoir à portée de la main. Les inspections pour le Programme TET peuvent être effectuées en tout temps à l’intérieur d’une période de six ans commençant la première journée de l’emploi du travailleur étranger. Il est très important que les employeurs aient tous les documents disponibles pour permettre à l’inspecteur de les examiner et/ou de les copier, notamment :

  • Permis d’affaires ou permis et entente de bail commercial (le cas échéant);
  • Description des tâches effectuées par le(s) travailleur(s) étranger(s) temporaire(s);
  • Feuilles de temps indiquant les heures travaillées, les vacances prises, etc.;
  • Relevés de paie indiquant le salaire horaire, le nombre total d’heures travaillées et toutes les retenues;
  • Preuve que les salaires ont été payés (bordereaux de dépôt direct/ chèques annulés/transferts électroniques, etc.);
  • Preuve de salaire aux pièces payé;
  • Preuve d’inscription ou lettre de rappel de l’indemnisation provinciale/ territoriale des travailleurs;
  • Appendices 100 et 125 de la déclaration d’impôt de la compagnie;
  • Politique sur le lieu de travail exempt d’abus; et
  • Rapport(s) d’inspection du logement (le cas échéant).

Lorsque les dates de production agricole sont touchées, demandez une prolongation à la vérification. Dans un effort visant à minimiser tout impact potentiellement négatif sur les activités quotidiennes professionnelles de l’employeur, le ministère tient compte des heures d’ouverture de l’employeur pour inscrire les inspections au calendrier. Tout au long de l’inspection, les employeurs peuvent demander à l’inspecteur une prolongation d’une échéance. Cette demande peut être faite verbalement ou par écrit. Les prolongations sont accordées au cas par cas et tiennent compte des circonstances de la demande de l’employeur.

Si vous n’êtes pas d’accord avec l’inspecteur, vous pouvez demander que le cas soit porté à un niveau supérieur. À l’heure actuelle, il n’y a pas de mécanisme d’appel. Toutefois, un employeur agricole faisant l’objet d’une vérification ou d’une inspection peut faire une « demande d’intensification » pour sa vérification ou inspection. Si l’employeur pense que l’inspecteur de Service Canada fait son travail en dehors des paramètres de l’inspection, il doit communiquer avec le Centre de services aux employeurs au (800) 367-5693 (sans frais au Canada), heures d’ouverture : de 7 h à 20 h HNE, du lundi au vendredi).

L’information fournie par l’employeur au Centre de services aux employeurs sera portée à un niveau supérieur à la Direction générale des services d’intégrité, Administration centrale (DGSI AC) qui prendra les mesures pour répondre aux inquiétudes de l’employeur dans un délai de 48 heures. L’employeur sera aussi contacté par le ministère au sujet de ses préoccupations.

Si les producteurs horticoles ont des questions ou s’ils sont en désaccord avec une décision de vérification /d’inspection, ils peuvent aussi communiquer avec le CCH pour aider à documenter leur cas. Téléchargez la fiche d’informations, The Temporary Foreign Worker (TFW) Program and compliance regime en ligne à www.hortcouncil.ca.

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